[Case de Sucesso] Tectrilha Software

Um case de sucesso mostra que uma empresa realizou um bom trabalho e conquistou a confiança do cliente. Um bom exemplo é o SolicitaçãoWeb — Sistema de Gestão de e-Ouvidoria e e-SIC, desenvolvido pela Tectrilha.

Neste post, vamos mostrar o funcionamento da ferramenta e como ela está proporcionando bons resultados para a Prefeitura de Cariacica – ES, uma das maiores do estado. Confira!

Entenda o funcionamento  

O SolicitaçãoWeb consiste em uma plataforma que faz a gestão de demandas dos moradores, possibilitando registrar, acompanhar os atendimentos e receber as respostas elaboradas pelos órgãos públicos para os cidadãos.

A ferramenta permite mais transparência, rapidez e maior controle das solicitações — facilitando a gestão. Outro benefício é a possibilidade de criar vários canais de comunicação para promover uma interatividade direcionada com a população, como:

  • Ouvidoria Geral;
  • Ouvidoria do Sistema Único de Saúde – SUS;
  • Ouvidorias setoriais;
  • e-SIC que pode possuir vários assuntos, formas de contato e referências específicas como Escolas e demais equipamentos públicos.

Em todas essas alternativas de comunicação, as demandas registradas são inseridas em um fluxo interno unificado de atendimento. Isso viabiliza o encaminhamento para o setor responsável e permite a gestão dos prazos até a checagem das respostas a serem destinadas aos moradores.

Todo esse procedimento contribui para melhorar o relacionamento com o cidadão e seguir os procedimentos definidos na LAI – Lei de Acesso à Informação – 12.527/2011 e se adequar aos parâmetros da Lei 13.460/2017, que regulamenta o atendimento prestado pelas Ouvidorias no setor público.

Após a publicação em 26 de junho de 2017, essa lei entra em vigor no prazo de:

  • 360 dias para a União, os Estados, o Distrito Federal e os municípios com mais de 500 mil habitantes; 
  • 540 dias para os municípios entre 100 mil e 500 mil habitantes;
  • 720 dias para municípios com menos de 100 mil habitantes. 

Veja os principais diferenciais 

Entender o funcionamento de um sistema é importante para que o cliente possa utilizá-lo da melhor maneira possível. Por outro lado, o público-alvo precisa conhecer os principais diferenciais de uma ferramenta antes de contratá-la.

Pensando nisso, vamos mostrar as vantagens mais relevantes proporcionadas pelo SolicitaçãoWeb, por exemplo:

  • Gestão eficiente dos prazos de resposta previstos na legislação;
  • Viabilidade de comportar diversos canais de atendimento;
  • Possibilidade do uso descentralizado, envolvendo todos os órgãos da administração;
  • Fornecimento de uma visão geral das demandas da sociedade, com gráficos de resultados, mapas e informações de gestão.

Conheça um case de sucesso

O município de Cariacica tem 387.368 habitantes, segundo estimativas do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Situada na Região Metropolitana da Grande Vitória, a cidade apresenta uma grande demanda por serviços públicos.

Com a intenção de melhorar os trabalhos da Ouvidoria, a Prefeitura realizou um processo licitatório, vencido pela empresa Tectrilha. Antes de utilizar o SoliticitaçãoWeb, a gestão municipal não tinha um compartilhamento das demandas entre as secretarias e encontrava dificuldades para acompanhar as solicitações dos cidadãos.

Com a Nova Ouvidoria Eletrônica, essa situação mudou completamente. Hoje, o cidadão acompanha a tramitação de uma demanda até o término, em tempo real. Isso permite verificar como foi o atendimento em todos os setores envolvidos.

Para visualizar os procedimentos da demanda enviada ao órgão público, o morador necessita apenas do número de protocolo e do CPF. Outra mudança importante foi oferecer ao cidadão a oportunidade de encaminhar à Ouvidoria as denúncias de forma anônima.

A medida propicia ao morador da cidade a chance de fazer uma denúncia com sigilo e ainda acompanhar os procedimentos adotados pela Prefeitura a qualquer hora, desde que tenha o número de protocolo e uma chave de segurança fornecida no momento da solicitação.

O novo sistema também resolveu a falta de comunicação entre os vários setores da Prefeitura de Cariacica. A ferramenta anterior não possibilitava a tramitação eletrônica, fazendo com que o encaminhamento fosse feito manualmente, o que obrigava o uso de transporte para a locomoção dos documentos relativos a uma demanda.

Hoje, a tramitação é totalmente digital. Assim, a administração tem mais agilidade para analisar as situações e dar respostas mais rápidas e eficientes para o usuário.

Saiba mais sobre a eficiência da plataforma

A Prefeitura de Cariacica obteve muitas vantagens com a Nova Ouvidoria Eletrônica, o que contribui bastante para melhorar os serviços prestados. Além disso, o sistema se caracteriza por uma grande eficiência no acompanhamento das solicitações.

Um bom exemplo é permitir que o prefeito de Cariacica utilize uma tela de acesso exclusivo, onde verifica o trabalho da Ouvidoria em tempo real. O recurso conta com diversas informações das demandas, que são também apresentadas por meio de gráficos e mapas geolocalizados — que permitem uma melhor visualização dos dados gerados pelo sistema.

Outro ponto importante é que o prefeito pode, também, acompanhar os prazos da Ouvidoria e verificar as respostas elaboradas pelos órgãos municipais ao cidadão.

Confira os motivos que tornam o sistema especial para o cliente

A Prefeitura de Cariacica percebeu que a Ouvidoria Eletrônica é uma ferramenta de transparência, participação e de controle social inédita no Brasil. Um dos motivos é proporcionar um suporte técnico ágil, competente e personalizado.

A ferramenta permite uma maior velocidade nas respostas e uma integração maior entre a Ouvidoria e as diversas secretariais municipais. Esses fatores fazem com que haja uma maior produtividade e um aumento na qualidade do atendimento prestado. 

Com o novo sistema, houve também uma economia expressiva em relação ao consumo de papel na elaboração dos documentos. A ferramenta ainda reduziu os gastos com combustíveis para o deslocamento dos documentos. 

Em um momento de escassez de recursos financeiros, é primordial adotar ações com foco na sustentabilidade financeira e ambiental. A administração pública precisa gerenciar o orçamento com bastante inteligência para investir nas principais demandas da população, que abrangem os segmentos de saúde, educação e segurança.

Inegavelmente, a parceria entre a Tectrilha e a Prefeitura de Cariacica é um exemplo de como a tecnologia da informação pode proporcionar bons resultados para o setor público, já que a população tem urgência na resolução das demandas com mais eficiência e rapidez.

O gestor público precisa ser mais sensível às reivindicações dos moradores para apresentar bons resultados. Não ter uma comunicação eficiente entre as unidades de uma prefeitura e a população é um erro inadmissível.

Para os que desejam seguir o exemplo do case de sucesso da Prefeitura de Cariacica, a recomendação é entrar em contato conosco agora mesmo. A equipe da Tectrilha está à disposição para atendê-lo!

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